個人情報保護

エコライフめぐろ推進協会個人情報保護規程

(平成7年2月17日規程第10号)

(目的)

第1条 この規程は、エコライフめぐろ推進協会(以下「協会」という。)が個人情報の収集、保管及び利用をする場合の基本原則を明確にし、個人情報の管理の適正を期するとともに、自己に関する個人情報の開示、訂正等を求める手続きを定めることにより、区民の基本的人権の擁護と信頼される協会運営の実現を図ることを目的とする。

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

(1) 個人情報
個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月 日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの(他の情報と照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。)をいう。
(2) 保有個人情報
協会の職員が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、協会の職員が組織的に利用するものとして協会が保有しているものをいう。ただし、文書、図画、写真、フィルム、及び電磁記録(磁気テープ、磁気ディスク、光ディスクその他これらに類するものに記録されているものをいう。)
(3) 個人情報ファイル
保有個人情報を含む情報の集合体であって、次に掲げるものをいう。
ア  一定の業務の目的を達成するために特定の保有個人情報を電子計算組織を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
イ  アに掲げるもののほか、一定の業務の目的を達成するために氏名、生年月日その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの  
(4) 区民等
保有個人情報において識別され、又は識別され得る当該個人をいう。

(協会の責務)

第3条 協会は、個人情報を収集し、管理し、又は利用するに当たっては区民等の基本的人権を尊重するとともに、個人情報の保護を図るため必要な措置を講じなければならない。
2 個人情報の収集、管理又は利用に当たる協会の役員及び職員は、業務上知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。その職を退いた後も、同様とする。

(適正収集の原則)

第4条    協会は、個人情報を収集するときは、その業務を達成するために必要な範囲で、適法かつ公正な手段によって収集しなければならない。

(収集禁止事項)

第5条    協会は、正当な業務の執行に関連してその業務の範囲内で行なわれるときを除き、人権侵害につながるおそれのある次の各号に掲げる事項に関する個人情報を収集してはならない。
(1) 思想、信条及び宗教に関する事項
(2) 人種及び特別の社会的差別の原因となる社会的身分に関する事項
(3) 犯罪に関する事項

(業務の登録)

第6条    協会は、業務を新たに開始するに当たり、個人情報を収集するときは、次に掲げる事項を個人情報業務登録票に登録しなければならない。
(1) 業務の名称
(2) 業務の目的
(3) 個人情報の対象者
(4) 個人情報の内容
(5) 業務で取り扱う個人情報ファイル(記録される個人の数が500に満たないものを除く)の名称
(6) 業務の開始年月日
(7) 個人情報の収集方法及び時期
(8) 個人情報の記録の形態
(9)  前各号に掲げるもののほか、別に定める事項
2 協会は、前項の登録に係る業務を廃止し、又は変更するときは、当該登録を抹消し、又は修正しなければならない。
3 前2項の規定に係わらず、協会は、緊急かつやむを得ないときは、業務を開始し、又は変更した日以後において、第1項の規定による登録又は前項の規定による登録の修正をすることができる。この場合において、協会は、速やかに当該登録又は登録の修正をしなければならない。
4 協会は、業務の目的を変更する場合には、変更前の目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行ってはならない。
5 協会は、個人情報業務登録票を一般の閲覧に供しなければならない。

(収集の制限)

第7条    協会は、個人情報を収集するときは、収集の目的及び根拠を明らかにして、当該個人情報において識別され、又は識別され得る個人(以下「本人」という。)から直接収集しなければならない。
2 協会は、前項の規定に係わらず、次の各号のいずれかに該当する場合においては、個人情報を本人以外のものから収集することができる。
(1)  本人以外のものからの収集について本人の同意があるとき。
(2)  本人以外のものからの収集について法令に定めがあるとき。
(3)  当該個人情報が、出版、報道等により公にされているとき。
(4)  区民の生命、健康若しくは財産に対する危険を避け、又は児童虐待等を防止するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(5)  前各号に掲げるもののほか、協会が特に必要があると認めたとき。
3 協会は、前項第4号の規定する場合において個人情報を収集したときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。ただし、本人への通知が当該本人又は第三者の権利利益を侵害するおそれがあると認められる場合には、通知しないことができる。
4 本人又はその代理人による法令等に基づく申請、届出その他これらに相当する行為によって個人情報が収集されたときは、第1項の規定による収集がなされたものとみなす。

(適正管理の原則)

第8条    協会は、保有個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、次に掲げる事項について、必要な措置を講じなければならない。
(1) 保有個人情報は、正確かつ最新なものとすること。
(2) 保有個人情報の漏えい、滅失、改ざん、き損その他の事故を防止すること。
2 協会は、保有個人情報の管理が必要でなくなったときは、これを速やかに消去しなければならない。

(個人情報保護管理責任者の設置)

第9条    協会は、保有個人情報の適正な管理及び安全保護を図るため、協会の事務局に個人情報保護管理責任者を置く。

(受託者等に対する措置)

第10条 協会は、個人情報に係る業務の処理を外部に委託しようとするときは、契約書、確認書、覚書その他これに類する書類に次の事項を明記しなければならない。
(1) 個人情報の秘密保持に関する事項
(2) 再委託の禁止又は制限に関する事項
(3) 個人情報の指示目的以外の使用及び第三者への提供の禁止に関する事項
(4) 個人情報の複写及び複製の禁止又は制限に関する事項
(5) 事故発生時における報告義務に関する事項
(6) 個人情報の管理情報についての立入調査に関する事項
(7) 前各号に定める事項に違反した場合における契約解除等の措置及び損害賠償に関する事項
(8) 前各号に掲げるもののほか、個人情報の保護に関し必要な事項

第10条の2 協会から個人情報に係る業務の処理を受託したもの(当該業務の処理を更に委託した場合の当該委託を受けたものを含む。)は、個人情報の漏えい、滅失、改ざん、き損その他の事故の防止その他の個人情報の適正な管理及び安全保護を図るために必要な措置を講じなければならない。
2 前項の委託業務に従事している者若しくは従事していた者は、当該業務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は当該業務以外の目的に使用してはならない。

第10条の3 労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の就業条件の整備等に関する法律(昭和60年法律第88号)に基づき協会業務に従事している者又は従事していた者(以下「派遣労働者等」という。)は、協会業務に関して知り得た個人情報をみだりに他人に知らせ、又は協会業務以外の目的に使用してはならない。

(適正利用の原則)

第11条 協会は、保有個人情報を、業務の目的に即して、適正に利用しなければならない。

(目的外利用の制限)

第12条 協会は、第6条の規定により登録された業務に係る保有個人情報について、当該業務の目的の範囲を超える利用(協会以外のものに行う提供を除く。以下「目的外利用」という。)をしようとするときは、本人の同意を得なければならない。
2 前項の規定にかかわらず、協会は、次の各号のいずれかに該当する場合においては、本人の同意を得ないで、目的外利用をすることができる。
(1) 目的外利用について法令に定めがあるとき。
(2) 区民の生命、健康若しくは財産に対する危険を避け、又は児童虐待等を防止するため、緊急かつやむを得ないとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、協会が特に必要があると認めたとき。
3 協会は、前項の規定により目的外利用をしたときは、別に定める事項を記録しておかなければならない。
4 協会は、第2項第2号に規定する場合において目的外利用をしたときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。ただし、本人への通知が当該本人又は第三者の権利利益を侵害するおそれがあると認められる場合には、通知しないことができる。

(外部提供の制限)

第13条 協会は、第6条の規定により登録された業務に係る保有個人情報について、協会以外のものに当該業務の目的の範囲を超える提供(以下「外部提供」という。)をしようとするときは、本人の同意を得なければならない。
2 前項の規定にかかわらず、協会は、次の各号のいずれかに該当する場合においては、本人の同意を得ないで、外部提供をすることができる。
(1) 外部提供について法令に定めがあるとき。
(2) 区民の生命、健康若しくは財産に対する危険を避け、又は児童虐待等を防止するため、緊急かつやむを得ないと認められるとき。
(3) 前2号に掲げるもののほか、協会が特に必要があると認めるとき
3 協会は、前項の規定により外部提供をしたときは、別に定める事項を記録しておかなければならない。
4 協会は、第2項第2号に規定する場合において外部提供をしたときは、速やかにその事実を本人に通知しなければならない。ただし、本人への通知が当該本人又は第三者の権利利益を侵害するおそれがあると認められる場合には、通知しないことができる。
5 協会は、第1項又は第2項の規定により、外部提供をする場合において必要があると認めるときは、外部提供を受けるものに対し、外部提供に係る保有個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適正な管理のために必要な措置を講ずることを求めるものとする。

(電子計算組織への記録禁止事項)

第14条 協会は、第5条各号に掲げる事項に関する個人情報を、電子計算組織に記録してはならない。ただし、理事長が特に必要があると認める場合には、この限りではない。
(1) 第5条各号に掲げる事項
(2) 前号に掲げるもののほか、理事長が電子計算組織に記録すべきではないと認めた場合

(電子計算組織の結合の禁止)

第15条 協会は、個人情報を処理するため、原則として協会以外(目黒区を除く。)の電子計算組織とを通信回線その他の方法により結合してはならない。
ただし、理事長が特に必要があると認める場合は、この限りではない。

(開示の請求)

第16条 区民等は、協会が保有する自己を本人とする保有個人情報の開示を請求することができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による開示の請求(以下「開示請求」という。)をすることができる。

(訂正の請求)

第17条 区民等は、協会が保有する自己を本人とする保有個人情報について事実に関する部分に誤り又は不正確な内容があるときは、当該保有個人情報の訂正を請求することができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による訂正の請求(以下「訂正請求」という。)をすることができる。

(消去等の請求)

第18条 区民等は、第4条、第5条、若しくは第7条第1項若しくは第2項の規定に反し、又は第6条第1項から第3項までの規定によらないで自己を本人とする保有個人情報が収集されたときは、当該保有個人情報の消去を請求することができる。
2 区民等は、第14条の規定に反し自己を本人とする保有個人情報が電子計算組織に記録されたときは、当該保有個人情報の削除を請求することができる。
3 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前2項の規定による消去又は削除(以下「消去等」という。)の請求(以下「消去等請求」という。)をすることができる。

(目的外利用等の中止の請求)

第19条 区民等は、第12条第1項若しくは第2項の規定に反し自己を本人とする保有個人情報の目的外利用がされているとき又は第13条第1項若しくは第2項の規定に反し自己を本人とする保有個人情報の外部提供がされているときは、当該目的外利用又は外部提供の中止を請求することができる。
2 未成年者又は成年被後見人の法定代理人は、本人に代わって前項の規定による目的外利用又は外部提供の中止(以下「利用中止」という。)の請求(以下「利用中止請求」という。)をすることができる。

(請求の方法)

第20条 開示請求、訂正請求、消去等請求又は利用中止請求(以下「開示請求等」という。)をしようとする者は、協会に対し、本人又はその法定代理人であることを明らかにして、次に掲げる事項を記載した請求書を提出しなければならない。
(1) 氏名及び住所
(2) 請求に係る保有個人情報を特定するために必要な事項
(3) 請求の趣旨(開示請求にあっては、記載することを要しない。)
(4) 前3号に掲げるもののほか、協会が定める事項
2 協会は、前項の請求書に形式上の不備があると認めるときは、当該開示請求等をした者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、協会は、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。

(保有個人情報の開示義務)

第21条 協会は、開示請求があったときは、当該開示請求に係る保有個人情報に次の各号のいずれかに該当する情報が含まれている場合を除き、当該保有個人情報を開示しなければならない。
(1) 法令の規定により開示しないこととされているもの
(2) 個人の評価、診断、判定、指導、相談、推薦、選考等に関するものであって、本人に知らせないことが正当であると認められるもの
(3) 取締り、調査、交渉、照会、争訟等に関するものであって、開示することにより、協会の公正又は適正な事業執行を著しく妨げるおそれがあると認められるもの
(4) 開示することにより、第三者の権利利益を侵害するおそれがあると認められるもの
(5) 未成年者又は成年被後見人の法定代理人により開示請求がなされた場合であって、開示することにより、当該未成年者又は成年被後見人の利益に反すると認められるもの
2 協会は、開示請求に係る保有個人情報に前項各号のいずれかに該当する部分がある場合において、その部分を容易に、かつ、当該開示請求の趣旨を失わない程度に合理的に分離できるときは、その部分を除いて当該保有個人情報を開示しなければならない。
3 開示請求に係る保有個人情報に第1項第4号の情報(開示請求をした者(第16条第2項の規定により法定代理人が本人に代わって開示請求をした場合には、当該本人をいう。以下この項及び第22条の2第1項において同じ。)以外の特定の個人を識別できるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示請求をした者以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等の部分を除くことにより、開示しても、開示請求をした者以外の個人の権利利益が侵害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に含まれないものとみなして、前項の規定を適用する。
4 協会は、開示請求に係る保有個人情報に第1項第2号及び第3号に掲げる情報が含まれる場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、当該保有個人情報を開示することができる。
5 開示請求に対し、当該開示請求に係る保有個人情報が存在しているか否かを答えるだけで、第1項各号に掲げる情報を開示することとなるときは、協会は、当該保有個人情報の存否を明らかにしないで、当該開示請求を拒否することができる

(保有個人情報の訂正等の義務)

第21条の2 協会は、訂正請求、消去等請求又は利用中止請求があった場合において、これらの請求に理由があると認めるときは、当該保有個人情報の訂正、消去等又は利用中止をしなければならない。

(請求に対する決定等)

第22条 協会は、開示請求等があったときは、当該開示請求等があった日から起算して、開示請求にあっては15日以内に、訂正請求、消去等請求及び利用中止請求にあっては20日以内に、当該開示請求等に対する可否を決定し、その旨を書面により速やかに当該開示請求等をした者に通知しなければならない。ただし、第20条第2項の規定により補正を求めた場合にあっては、当該補正に要した日数は、当該期間に参入しない。
2 前項の場合において、当該保有個人情報の全部又は一部について開示、訂正、消去等又は利用中止をしないこと(第21条第5項の規定により拒否すること及び当該開示請求等に係る保有個人情報を保有していないことにより拒否することを含む。)と決定したときは、その理由(その理由がなくなる期日を明示できるときは、その理由及びその期日)を併せて通知しなければならない。
3 協会は、やむを得ない理由により、第1項に規定する期間内に開示請求等に係る決定をすることができないときは、当該開示請求等があった日から60日を限度として、その期間を延長することができる。
4 協会は、前項の規定により、第1項に規定する期間を延長した場合であって、当該延長された期間内に開示請求等に係る決定をすることができないと認めるときは、当該開示請求等をした者の同意がある場合に限り、更に30日を限度として、その期間を延長することができる。
5 前2項の規定による期間の延長を行う場合において、協会は、開示請求等をした者に対し、当該延長の理由及び開示請求等に係る決定をすることができる時期を書面により通知しなければならない。

(第三者保護に関する手続)

第22条の2 協会は、開示請求に係る保有個人情報に開示請求をしたもの以外(以下この条及び第25条の2において「第三者」という。)に関する情報が含まれているときは、当該開示請求に係る決定に先立ち、当該情報に係る第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容その他協会が定める事項を通知して、意見書を提出する機会を与えることができる。
2 協会は、前項の規定により意見書の提出の機会を与えられた第三者が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示した意見書を提出した場合において、当該情報が含まれる保有個人情報を開示する旨の決定(以下「開示決定」という。)をするときは、開示決定の日と開示を実施する日との間に少なくとも2週間を置かなければならない。この場合において、協会は、開示決定後直ちに、当該意見書(以下「反対意見書」という。)を提出した第三者に対し、開示決定をした旨及びその理由並びに開示を実施する日を書面により通知しなければならない。

(決定後の手続き)

第23条 協会は、第22条第1項の規定により開示し、訂正し、消去等をし、又は利用中止をすることと決定したときは、速やかに開示し、訂正し、消去等をし、又は利用中止をしなければならない。
2 協会は、第22条第1項の規定により訂正し、消去等をし、又は利用中止をすることと決定したときは、その旨当該保有個人情報の外部提供を受けているものに対し通知しなければならない。

(開示の方法)

第24条 協会は、前条第1項の規定により保有個人情報を開示するときは、閲覧、写しの交付又は視聴の方法により開示しなければならない。この場合において、保有個人情報の記録媒体の種類、性質及び状態に応じた開示の方法は、別に定める。
2 協会は、閲覧又は視聴の方法による保有個人情報の開示をする場合にあっては、当該保有個人情報の記録媒体を汚損し、又は破損するおそれがあると認めるときその他相当の理由があるときは、前項の規定にかかわらず、当該媒体の写しを閲覧させ、又は視聴させることができる。

(苦情の処理)

第24条の2 協会は、協会の個人情報の取扱いに関する苦情について、迅速かつ適切に対応しなければならない。

(救済の手続き)

第25条 この規程の規定による処分に関し不服があるものは、協会に対して不服を申し立てることができる。ただし、次の各号に該当する場合を除く。
(1) 不服申立てが明らかに不適法であることを理由として却下するとき。
(2) 不服申立てに係る開示請求に係る決定(開示請求に係る保有個人情報の全部を開示する旨の決定を除く。以下この号及び第25条の2において同じ。)を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る保有個人情報の全部を開示することとするとき。ただし、当該開示請求に係る決定について反対意見書が提出されているときを除く。
(3) 不服申立てに係る訂正請求に係る決定(訂正請求の全部を容認して訂正する旨の決定を除く。)を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る訂正請求の全部を容認して訂正することとするとき。
(4) 不服申立てに係る消去等請求に係る決定(消去等請求の全部を容認して消去等をする旨の決定を除く。)を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る消去等請求の全部を容認して消去等をすることとするとき。
(5) 不服申立てに係る利用中止請求に係る決定(利用中止請求の全部を容認して利用中止をする旨の決定を除く。)を取り消し、又は変更し、当該不服申立てに係る利用中止請求の全部を容認して利用中止をすることとするとき。

(第三者からの不服申立てを却下する場合における手続)

第25条の2 第22条の2第2項の規定は、次の各号のいずれかに該当する決定をする場合について準用する。
(1) 開示決定に対する第三者からの不服申立てを却下し、又は棄却する決定
(2) 不服申立てに係る開示請求に係る決定を変更し、当該決定に係る保有個人情報を開示する旨の決定(第三者である参加人が当該第三者に関する情報の開示に反対の意思を表示している場合に限る。)

(手数料等)

第26条 この規程の規定に基づく保有個人情報の開示、訂正、消去等及び利用中止に係る手数料は、無料とする。
2 この規程の規定に基づき保有個人情報の開示を行う場合で保有個人情報の写しの交付を行うときにおける当該写しの作成及び送付に要する費用は、当該開示請求をした者の負担とする。

(他の法令との調整)

第27条 協会は、他の法令の規定により、閲覧若しくは縦覧をし、又は謄本、抄本その他の写しの交付を受けることができる保有個人情報については、この規程の規定による保有個人情報の開示を行わない。
2 協会は、他の法令の規定により、訂正し、消去等をし、又は利用中止をすることができる保有個人情報については、この規程の規定による保有個人情報の訂正、消去等又は利用中止を行わない。

(委任)

第28条 この規程の施行に関し必要な事項は、理事長が別に定める。

 

付則
この規程は、平成7年2月17日から施行する。

付則
この規程は、平成13年1月24日から施行する。    

付則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。

付則
この規程は、平成17年2月11日から施行する。

付則
(施行期日)
1 この規程は、平成17年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 協会が保有しているこの規程による改正後のエコライフめぐろ推進協会個人情報保護規程(以下「新規程」という。)第2条第3号に規定する個人情報ファイルについての新規程第6条第1項の規定の適用については、同項中「業務を新たに開始するに当たり、個人情報を収集するときは」とあるのは、「平成17年4月1日以後遅滞なく」とする。
3 この規程の施行前に行われたこの規程による改正前のエコライフめぐろ推進協会個人情報保護規程(以下「旧規程」という。)第16条の規定による自己情報の開示の請求に対する決定については、なお従前の例による。
4 前項に定めるもののほか、この規程の施行前に旧規程の規定により行った処分、手続その他の行為は、新規程の相当規定により行ったものとみなす。